Adatvédelem

Lindenfeld Partners Nonprofit Kft.

Adatvédelmi Szabályzata és Tájékoztatója

I.

Bevezetés

1.) A Lindenfeld Partners Np. Kft. a Fővárosi Bíróság, mint Cégbíróság által bejegyzett cég. Valamennyi, jogilag releváns adatot a bejegyzésről rendelkező végzés, valamint a társaság alapító okirata tartalmazza. A társaság cégadatait, tevékenységének leírását a www.lindenfeldpartners.com alatt betekinthető honlap tartalmazza. A társaság elrendeli, hogy a jelen szabályzat alapján az Adatvédelmi Tájékoztató a társaság weboldalán közzétételre kerüljön, ennek végrehajtása érdekében a honlap kezelőjénél intézkedik.

2.) A társaság – tevékenysége során – kevésszámú adat birtokába kerül, ezeket az adatokat a jövőben a jelen szabályzatban meghatározott módon őrzi, illetve elenyésző számban kezeli. Az Adatvédelmi Szabályzat megalkotása a 2016/679 Európai Uniós Általános Adatvédelmi Rendelet alapján, és rendelkezéseinek követésével került megalkotásra.

II.

A társaság tevékenységének áttekintése abból a szempontból, hogy ennek kapcsán milyen adatok kerülnek a cég őrzésébe, a folyamat bemutatása

1.) A családi vitrinprojekt keretében a társaság a XX. század első évtizedétől kezdődően a Holocaust végéig kutat fel elbeszélőket, akik e történelmi korszak zsidó származású családjainak életéből osztanak meg jellemző fejezeteket, mely történetek elsősorban a Holocaust idejére esnek. A történetek aláfestéseként fényképek készülnek olyan tárgyakról, okiratokról, melyek igazolják, vagy kiemelik a történetek valóságát. Az elbeszélők diktafonra mondják történeteiket, mely elbeszélések kezdetekor bemondják nevüket, születési helyüket és annak évét. Ezt követően hozzájárulásukat adják a történetek nyilvánosságra kerüléséhez, azzal, hogy az interjú célja a történet nyilvános megismertetése. Az interjú során fényképek készülnek a történethez tartozó tárgyakról, eszközökről, dokumentumokról.

2.) Az interjú felvételét követően a történet a diktafonról leírásra kerül a későbbi lektorálás, szerkesztés elősegítése érdekében. A diktafonról CD-re, vagy DVD-re digitalizálásra kerül az eredeti interjúszöveg.

3.) A diktafonra felvett szöveg az átjátszást követően nyomban végleges törlésre kerül. A CD, illetve DVD, továbbá, szerkesztést követően a diktafonról leírt szöveg a társaság által szigorúan őrzött adat.

4.) A leírt, fésületlen szöveg szerkesztésre kerül. A szerkesztett anyag fantáziacímet kap, az elbeszélők kizárólag monogramjukkal szerepelnek, a szerkesztő ügyelni köteles arra, hogy sem nevek, sem helyszínek alapján az elbeszélők ne legyenek beazonosíthatóak. A szerkesztést követően az eredeti, szerkesztetlen szöveget tartalmazó, írott dokumentum a digitalizált hanghordozókkal együtt szigorú biztonságú őrzésre kerül. A szerkesztésnek az interjú felvételét követő 3 napon belül meg kell történnie, ezt követően nyomban el kell helyezni a dokumentumot őrzési helyén. Munka közben a személyes adatokat tartalmazó valamennyi dokumentum a társaság egy tagjának személyes felügyelete alatti, folyamatos őrzésben kell, hogy legyen.

5.) A fényképezett tárgyak és dokumentumok nem tartalmazhatnak a nyilvánosság előtt beazonosíthatóságot. A szerkesztés során a beazonosíthatóságot nyomban meg kell megfelelő technikai eszközzel, nyomdai, vagy más módon szüntetni. Amennyiben a beazonosíthatóság nem szüntethető meg, az érintett fényképet, dokumentumot azonnal meg kell semmisíteni, vagy azokat a szabályzat 3. és 4. pontjában írtakkal megegyező módon és biztonsággal kell megőrizni. Bemutathatóak azon fényképek és dokumentumok másolatai, amelyek:

  • szerzői jogi védelem és jogdíjfizetési kötelezettség alá nem esnek, és nyilvánosan bemutathatóak, vagy
  • szerzői jogdíj fizetési kötelezettség teljesítését követően kerülnek nyilvánosan bemutatásra, vagy
  • a tulajdonos kifejezett hozzájárulását adta a bemutatáshoz, és nyilvánosság előtti mutatása a történet hitelességéhez hozzájárul, üzeneteit dokumentálja, vagy
  • az eredeti dokumentum keletkezése óta a nyilvánosságra hozatalig 50 (ötven) év eltelt.

6.) A társaság több – profiljába illeszthető – pályázaton eddig is eredményesen vett részt, különböző konzorciális partnerekkel közösen. Az Európai Unió, továbbá a Magyar Kormány által kiírt és nyertessé lett pályázatokon a cég a honlapon is betekinthető anyagokkal vett részt. A pályázati anyagok a szabályzatban megjelölt módon kerültek felhasználásra, követve az itt meghatározott módszereket. A pályázatok teljesítése során a társaság több alvállalkozó céggel kötött szerződést és igazolta a teljesítést. Az alvállalkozók személyes adatokat nem ismerhetnek meg. A pályázatok kiírói a teljesítés ellenőrzése során az alvállalkozó szerződéseket, a teljesítéshez igénybevett eszközöket és felhasznált forrásokat megismerték. A pályázatok eredménye teljes egészében betekinthető a társaság honlapján.

7.)  A társaság rendelkezett olyan megbízásokkal is (Táncsics Mihály Alapítvány, Városliget Zrt.) melynek teljesítése érdekében szakértői munka igénybevételére volt szükség. A megbízások teljesítésének eredményei a társaság honlapján megtekinthetőek, a szerződések, megállapodások, számlázási és könyvelési adatok teljes egészében transzparensek, figyelemmel arra is, hogy forrásuk közpénz. Adatvédelmi garanciákat valamennyi szerződő fél az okiratokban kölcsönösen vállalt és teljesít.

8.) A társaság könyvelését a cégiratokban megtalálható professzionális könyvelőiroda végzi, saját adatvédelmi szabályzatának megfelelő módon.

9.) A szabályzatban írt alvállalkozók valamennyien gazdasági társaságok. Természetes személyekkel kötendő szerződések védendő adatait a társaság a szabályzatban meghatározott módon és helyen őrzi. A társaságok (szerződő partnerek) természetes személy képviselőinek személyes adatait az egyéb megőrzendő adatokkal együtt kell tárolni. Az adózásra vonatkozó jogszabályok figyelembevételével, a releváns pénzügyi, elszámolási adatokat tartalmazó szerződéseket, számlákat és teljesítésigazolásokat nyolc évig kell megőrizni, és ennek lejártával haladéktalanul meg kell semmisíteni a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat.

10.) A társaságnak munkavállalói nincsenek, így munkaszerződés megkötésére nem kerül sor.

III.

Adatok őrzésének módja

1.) A digitális hanghordozók, valamint a diktafonról leírt dokumentum a társaság postacímén, az ügyvezető Budatest XI. Takács Menyhért utcai lakásán (családi ház) kerülnek megőrzésre. A lakásban az ügyvezető és házastársa, Dr. Lajta Beáta laknak, mindketten a társaság tulajdonos tagjai. A lakásban elhelyezett, biztonsági zárral felszerelt tölgyfa íróasztal szekrényében kerülnek elhelyezésre és megőrzésre az adatokat tartalmazó fenti eszközök, tárgyak, dokumentumok. A lakásban időszakonkénti vendégeken kívül más nem tartózkodik.

2.) A személyes adatoktól megtisztított dokumentumok a társaság cégiratai között megtalálhatóak. Ezek a dokumentumok (elbeszélések, fényképek, stb.) nem beazonosítható módon, biztonsági okból, a honlapon túl az interneten is megőrzésre kerülnek (Google drive). A felhőtárolóhoz történő hozzájutás jelszóval védett, a jelszót kizárólag az ügyvezető ismeri.

3.) A társaság honlapjához a társaság szintén tulajdonos tagjának, Bőhm Kornélnak van admin jogosultsága, adatai az alapító okiratban fellelhetőek. A honlap szerverének tulajdonosa: Netlight Kft. (jogelőd: Domain flotta), helye: Magyarország.

4.) A társaság folyamatosan gondoskodik arról, hogy a számítógépes munkák során esetleg előkerülő és megőrzésre szoruló adatok a gépeken ne kerüljenek mentésre, és így ne legyenek megismerhetőek. A társaság valamennyi nem védendő dokumentuma, adata a Lenovo thinkpad laptopon kerül összegyűjtésre, melyhez kizárólag a társaság ügyvezetőjének van hozzáférése.

4.) A társaság tevékenysége során megszerzett, adatokat tartalmazó dokumentum másolatokat – megfelelő őrzési kötelezettség mellett – a megszerzését követő 5 (öt) év elteltével megsemmisítheti. Erről az adat tulajdonosát a felvétel készítésekor tájékoztatni kell. Eredeti dokumentum a társaság birtokába nem kerül, kizárólag azokról készített fotómásolat. A megsemmisítésről rövid jegyzőkönyv készül, ami azt tartalmazza, hogy mely elbeszéléshez csatolt dokumentumok kerültek megsemmisítésre. A jegyzőkönyv tartalmazza a megsemmisített dokumentumok számát és jellegét, valamint törlésüket az adatvagyon leltárból.

IV.

Hatálybalépés

1.) Jelen szabályzat és tájékoztató 2018. május 25-vel lép hatályba, elfogadta a taggyűlés a mai napon.

2.) A hatálybalépés előtt el kell végezni a társaság adatkezelésének áttekintését, és azt mindenben meg kell feleltetni a jelen szabályzat előírásainak, ide értve az IT megfelelőségeket is.

Budapest, 2018. május 05.

dr. Bőhm András ügyvezető